Gemeentelijk promotiefonds voor bovenlokale, (inter)nationale activiteiten en projecten
Via de creatie van een gemeentelijk promotiefonds wil het lokaal bestuur zich verder profileren en de uitstraling vergroten. Op deze manier willen we mensen aanmoedigen om naar de gemeente te komen en te participeren aan diverse projecten en evenementen met een bovenlokaal, nationaal en zelfs internationaal karakter.
Projecten en activiteiten
Tijdens een aantal activiteiten of projecten komt de gemeente positief in de kijker.
Met de oprichting van een promotiefonds subsidieert de gemeente promotionele activiteiten met als doel de naambekendheid en het imago van de gemeente op een duurzame manier te versterken. Het kan gaan om bv. culturele evenementen, jeugd- en sportmanifestaties,...
In kader van de fusie van de gemeenten Gooik, Galmaarden en Herne vanaf 1/1/2025 is het aangewezen om dit bestaande reglement van Gooik uit te breiden zodat het van toepassing wordt op het volledige grondgebied van de fusiegemeente.
Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, artikels 40, 350 en 351.
Het gemeenteraadsbesluit van 21 december 2023 houdende de definitieve beslissing tot vrijwillige fusie van de gemeenten Galmaarden, Gooik en Herne.
Vanaf 1 januari 2025 vormen Galmaarden, Gooik en Herne samen de fusiegemeente Pajottegem.
Tijdens de voorbereidingsfase van de fusie kunnen de raden geen beslissingen nemen die de nieuwe gemeente binden. Evenmin kan het territorialiteitsprincipe geschaad worden.
Het is echter niet realistisch en niet wenselijk dat de raad van de nieuwe gemeente Pajottegem (pas) op de eerste vergadering alle beleidsbeslissingen neemt over de organisatie van de nieuwe gemeente.
Daarom voerde de regelgever in artikel 351 van het decreet lokaal bestuur een overgangsperiode in. Die periode begint wanneer de nieuwe gemeente start.
De besluiten, de reglementen en de verordeningen van de 'oorspronkelijke' gemeenten blijven geldig op het grondgebied van de oorspronkelijke gemeenten tot de dag waarop de bevoegde overheid ze opheft.
Om echter een gelijke behandeling tussen de inwoners van Galmaarden, Gooik en Herne te garanderen worden waar mogelijk reglementen nu al op elkaar afgestemd en wordt aan de resp. raden van Galmaarden, Gooik en Herne voorgesteld om de reeds op elkaar afgestemde reglementen goed te keuren zodat deze vanaf 1/1/2025 identiek zijn en een gelijke toepassing mogelijk is voor alle inwoners van Galmaarden, Gooik en Herne.
Artikel 1.- Onderhavig subsidiereglement - Gemeentelijk promotiefonds voor bovenlokale, (inter)nationale activiteiten en projecten goed te keuren:
Artikel 1. Doel
De gemeente kent subsidies toe uit het gemeentelijk promotiefonds aan organisatoren van evenementen en promotionele activiteiten met een bovenlokale, nationale en/of internationale uitstraling. Deze evenementen moeten tot doel hebben de naamsbekendheid en het imago van Gooik, Galmaarden en/of Herne op een duurzame manier te versterken bij bewoners, bedrijven en bezoekers.
Artikel 2. Definities in dit reglement
Economische return: economische investeringen in de gemeente dankzij het feit dat de activiteit daar plaatsvindt. Het kan hier bijvoorbeeld gaan om overnachtingen, aankopen in lokale winkels, andere uitgaven in de gemeente, innovatie, ondernemerschap, (inter)nationale contacten , …
Imago: beeld dat anderen van iets hebben. In dit geval Gooik , Galmaarden en Herne, , zijn groene en landelijke gemeenten, waar het aangenaam wonen, werken en ontspannen is.
Missie: Langetermijnvisie.
Promotionele return: Promotie die de gemeenten Gooik , Galmaarden en Herne krijgen doordat een bepaalde activiteit in de gemeente plaatsvindt. Het kan gaan om aandacht in de media, maar ook online (website, sociale media, …) en offline (drukwerk, affiches, …) promotie en zichtbaarheid of zichtbaarheid ter plaatse (bv. spandoeken, (beach)vlaggen, stand, logo, goodie bag, …). Bij promotionele aandacht is de hoeveelheid van promotie belangrijk, maar ook de schaal (lokaal, regionaal, nationaal, internationaal). De organisator overlegt hiervoor met de gemeentelijke communicatiedienst.
Publieksbereik: het publiek dat bereikt wordt door de activiteit. Hierbij kan de grootte van het publiek belangrijk zijn, maar ook de schaal (lokaal, regionaal, nationaal, internationaal).
Speerpunten van het beleid: De missie vertaalt zich in speerpunten van het beleid.
Dit zijn thema’s en domeinen waar de gemeentebesturen extra aandacht voor hebben.
Artikel 3. Doelgroep
Aanvragers kunnen zowel andere (niet-gemeentelijke) overheidsdiensten zijn, individuele personen, instellingen, verenigingen en bedrijven uit de privésector, evenals samenwerkingsverbanden tussen twee of meerdere van deze partners. Er wordt maximaal één dossier per persoon of organisatie, per jaar, betoelaagd. Elke aangeboden activiteit dient publiek toegankelijk te zijn voor elke inwoner van Gooik, Galmaarden en Herne, zonder afbreuk te doen aan de eigenheid van het evenement.
Artikel 4. Voorwaarden
§1. Volgende activiteiten komen in aanmerking voor subsidiëring door het gemeentelijk promotiefonds :
Artikel 5. Subsidie
§ 1. Soort subsidie
Zowel voor eenmalige activiteiten, voor jaarlijks weerkerende activiteiten of voor één activiteit die over meerdere jaren gespreid georganiseerd wordt, kan een subsidie toegekend worden via het gemeentelijk promotiefonds.
§ 2. Subsidiebedrag
a. Binnen de perken van de door de gemeenteraad op het budget goedgekeurde bedragen, wordt een subsidie uitgekeerd door de gemeente aan de goedgekeurde aanvraagdossiers. Indien het krediet ontoereikend is, wordt het budget aangepast via budgetwijziging.
b. De aanvrager dient op een gedetailleerde en realistische manier aan te geven welke de verwachte inkomsten en uitgaven van de activiteit zullen zijn. Een wezenlijke eigen bijdrage en/of financiering afkomstig van derden is noodzakelijk. Daarnaast dient de begroting van de activiteit minstens in evenwicht te zijn.
Indirecte kosten, personeelskosten, de aankoop van investeringsgoederen, kosten voor verkoop bestemde dranken dienen vermeld te worden maar komen niet in aanmerking voor toewijzing van het subsidiebedrag.
Bij een evenementenbudget van minimaal € 20.000 bedraagt de subsidietoelage € 3.000, bij minimaal € 35.000 bedraagt de toelage € 4.000 en bij minimaal € 50.000 bedraagt de toelage € 5.000.
c. De dienst Evenementen staat in voor de behandeling van de aanvraagdossiers en maakt een voorstel voor de toewijzing van de subsidies en legt dit voor goedkeuring voor aan het college van burgemeester en schepenen
d. Het subsidiebedrag wordt in twee schijven uitbetaald: 70% na goedkeuring dossier en 30 % na ontvangst van de evaluatie (zie Art. 7. 2. Uitbetaling).
Artikel 6. Procedure
§ 1. Aanvraag
a. Het aanvraagformulier zal online beschikbaar zijn op de website.
b. De aanvrager moet zijn aanvraagdossier minimum 3 maand voorafgaand aan de activiteit indienen. Alleen bij gemotiveerd verzoek kan het college van burgemeester en schepenen op deze termijn een afwijking toestaan.
c. Het aanvraagdossier bevat minstens volgende elementen:
- Een aanvraagformulier waarop volgende zaken vermeld worden:
1) Een omschrijving van de activiteit, met:
- een beknopte schets om welke activiteit het gaat
- een omschrijving die aantoont dat de activiteit aan de gewenste voorwaarden voldoet zoals verwoord in dit reglement (zie Art. 4. Voorwaarden).
2) Een opsomming van de lokale organisaties / leveranciers /… waarmee wordt samengewerkt.
3) Een korte omschrijving van het communicatie- en promotieplan van de activiteit, de verwachte mediacoverage.
4) Een voorstel van return voor de gemeente (promotioneel, economisch, accreditaties,…) en toevoeging van het sponsordossier. Dit voorstel van return wordt na positief advies verder onderling besproken.
5) Een beknopt overzicht van de geschatte inkomsten en uitgaven. Alsook welke andere ondersteuning (bv. materiaal, vergunningen, begeleiding, nutsvoorzieningen,…) men vraagt aan de gemeente.
6) Informatie over de aanvrager waarbij hij de nodige contactgegevens opgeeft, zichzelf en/of de organisatie voorstelt.
d. Bij indiening krijgt de aanvrager een automatische ontvangstbevestiging.
§ 2. Beoordeling
De aanvraag wordt behandeld door de dienst Vrije Tijd die een advies formuleert aan het college van burgemeester en schepenen.
§ 3. Beslissing
a. Het college van burgemeester en schepenen neemt op basis van het advies een beslissing over de aanvraag.
b. Ten laatste 2 maand na het versturen van het ontvangstbewijs wordt de aanvrager op de hoogte gebracht van de beslissing van het college.
§ 4. Uitbetaling
a. Na beslissing kan overgegaan worden tot de uitbetaling. Deze gebeurt in twee schijven :
- de eerste schijf van 70% wordt aan de aanvrager uitgekeerd onmiddellijk na de beslissing. Idealiter is dit nog voor aanvang van de activiteit.
- het saldo van 30% wordt uitgekeerd na ontvangst en goedkeuring van het evaluatiedossier dat de aanvrager uiterlijk 2 maanden na realisatie van de activiteit dient in te dienen.
b. De gemeente betaalt de subsidies uit door een overschrijving op de post- of bankrekening van de aanvrager.
c. De aanvrager verbindt zich ertoe de gemeente onverwijld schriftelijk op de hoogte te brengen van iedere wijziging van diens post- of bankrekeningnummer.
Artikel 7. Controle
§ 1. Uiterlijk 2 maanden na het verloop van de activiteit moeten volgende verantwoordingsstukken worden ingediend:
§ 2. De gemeente heeft het recht om ter plaatse de aanwending van de verleende subsidie te doen controleren.
§ 3. Ingeval de aanvrager zich verzet tegen de uitoefening van de controle, is hij/zij gehouden tot terugbetaling van de subsidie.
§ 4. Wanneer de gemeente het evaluatiedossier niet tijdig ontvangt, betaalt ze de tweede schijf van de subsidie niet uit.
Artikel 8. Sancties (en strafbepalingen)
§ 1. De subsidie moet steeds gebruikt worden voor het evenement waarvoor ze is toegekend en het gebruik ervan dient gerechtvaardigd. Zo niet dient de subsidie terugbetaald te worden.
§ 2. Ingeval van fraude of valse verklaringen in hoofde van de aanvrager, kan de gemeente beslissen om de toekenning van de subsidie te schorsen en in de toekomst geen subsidies meer toe te kennen aan de aanvrager en het verleende subsidiebedrag terug te vorderen.
§ 3. Als de aanvrager niet voldoet aan contractuele of financiële verplichtingen tegenover de gemeente, kan het subsidiebedrag worden verrekend.
§ 4. In geval de aanvrager onder curatele wordt geplaatst, kan de gemeente overgaan tot gehele of gedeeltelijke terugvordering van de uitgekeerde subsidie.
§ 5. De toegekende subsidie mag door de aanvrager niet in pand gegeven worden aan een derde.
§ 6. Bij het niet indienen van de verantwoordingsstukken (zie art. 7. Controle) kan de gemeente overgaan tot terugvordering van de toegekende subsidie.
Artikel 9. Non-discriminatieclausule
§ 1. De aanvrager verbindt er zich toe:
a. geen enkele vorm van discriminatie op grond van het geslacht, nationaliteit, zogenaamd ras, huidskleur, afkomst, nationale of etnische afstamming, leeftijd, seksuele geaardheid, burgerlijke staat, geboorte, vermogen, geloof of levensbeschouwing, politieke overtuiging, taal, huidige of toekomstige gezondheidstoestand, handicap, fysieke of genetische eigenschap of sociale afkomst te dulden.
b. toegankelijk te zijn voor iedereen.
c. elk discriminerend gedrag te voorkomen en indien nodig te bestrijden en te bestraffen.
d. de wetten en reglementen die de toepassing van de non-discriminatie en gelijke kansen bevorderen en verdedigen na te leven.
e. indien men beroep doet op derden onderhavige non-discriminatieclausule aan hen ter kennis te brengen en er voor te zorgen dat ook zij die naleven in de bijdrage die zij leveren in het kader van het toepasselijke reglement.
§ 2. Wanneer de non-discriminatieclausule niet nageleefd wordt, kan de gemeente - rekening houdend met alle elementen - maatregelen nemen.
Artikel 10. Inwerkingtreding
Dit reglement treedt in werking op 1/1/2025.
De werking van het reglement zal geëvalueerd worden eind 2025.
Artikel 2.- Dit reglement vervangt voorgaand reglement van 30 juni 2020.