Besluit  Gemeenteraad

Aanleiding en doel

Vanaf 1 februari 2024 dient het uitleenreglement materiaal en zalen aangepast te worden omwille van volgende zaken:

• Het mobiel podium is vanaf 01.01.2024 in het beheer van de gemeente Gooik (cfr samenwerkingsovereenkomst met Pajottenland+). Dit dient dus opgenomen te worden in ons reglement.
• Daarnaast willen we van de gelegenheid gebruik maken om enkele zaken aan te passen ifv de werkwijze te optimaliseren 
  
  

In bijlage het ontwerp van het nieuw reglement + bijlage voor uitleenvergoedingen. In geel staan de zaken die veranderd zijn.

 Hieronder een overzicht van de belangrijkste wijzigingen:

• Verschillende toevoegingen in de omschrijving van de materialen van de uitleendienst en zalen, om een duidelijker en juister beeld te geven van de reële werkwijze.
  
  
• Mobiel podium: toevoeging van alle bepalingen die goedgekeurd werden in de samenwerkingsovereenkomst tussen de gemeente Gooik en Pajottenland+
  
  
• De Cultuurschuur dient gehuurd te worden gedurende de volledige gebruiksperiode. Hierop geldt een uitzondering voor tentoonstellingen, beurzen, voorstellingen,… waarbij veel werk is voor op – en afbouw:
  1 gratis dag voor opbouw
  1 gratis dag voor afbouw
  de dagen tussen 2 weekends of meerdere openingsdagen zijn gratis, mits de ruimte dan gebruikt kan worden door andere gebruikers voor compatibele activiteiten
  Indien de opstelling blijft staan en andere activiteiten niet kunnen doorgaan, zal dit aangerekend worden.
  

• Verhuur zalen: voor jaarlijks terugkerende activiteiten (=activiteiten die in de laatste 5 jaar minstens 3x hebben plaatsgevonden op dezelfde locatie binnen dezelfde periode) kan er max. 12 maanden (ipv nu 6 maanden) op voorhand gereserveerd worden via de dienst vrije tijd.

• Facturatie: de reservatie kan kosteloos geannuleerd worden tot ten laatste 7 kalenderdagen vóór de start van de uitleenperiode. Annuleringen die binnen de week vóór de start van de uitleenperiode gebeuren, zullen gefactureerd worden aan dezelfde prijs die het zou gekost hebben zonder annulering. Uitzonderingen hierop kunnen door het college van burgemeester en schepenen goedgekeurd worden (vb. annulering van de activiteit omwille van overmacht).